পাড়ার দোকানে হিসাব রাখা হয় সাধারণত খাতায়। কোন মাল কতটা আছে তা দোকানদারের মনে থাকে, আর কার কাছে কত বাকি তা লেখা থাকে আলাদা একটি খাতায়। দোকান ছোট থাকলে এতে কাজ চলে। কিন্তু মালের সংখ্যা আর বাকির ক্রেতা বাড়লে খাতা মেলানো কঠিন হয়ে যায়। কোন মাল শেষ হয়ে আসছে তা বোঝা যায় ক্রেতা চেয়ে না পেলে।
এই লেখায় দেখব, একটি সাধারণ শিট আর AI-এর সাহায্যে স্টক ও বাকির হিসাব কীভাবে গুছিয়ে রাখা যায়। কোনো বিশেষ সফটওয়্যার লাগবে না। ফোনে বা কম্পিউটারে Google Sheets বা Excel থাকলেই চলবে।
উদাহরণ: একটি মুদি দোকান
ধরুন, বগুড়ায় "ভাই ভাই স্টোর" নামে একটি কাল্পনিক মুদি দোকান আছে। দোকানে প্রায় দেড়শ রকমের পণ্য। মাসের শেষে কয়েকজন নিয়মিত ক্রেতা বাকিতে বাজার নেন। মালিকের সমস্যা দুটি: কোন মাল কখন অর্ডার দিতে হবে তা আগে থেকে বোঝা যায় না, আর বাকির খাতায় যোগ করতে গিয়ে প্রায়ই ভুল হয়।
ধাপ ১: AI-কে দিয়ে শিটের কাঠামো বানান
শিট বানাতে গিয়ে অনেকে আটকে যান কোন কোন ঘর রাখবেন তা নিয়ে। এখানেই AI-এর প্রথম কাজ। তাকে নিজের দোকানের ধরন বলুন, সে কাঠামো সাজিয়ে দেবে।
আমি একটি ছোট মুদি দোকান চালাই। স্টকের হিসাব রাখার জন্য একটি সহজ শিটের কাঠামো বানিয়ে দাও। আমি কম্পিউটারে খুব দক্ষ নই, তাই ঘরের সংখ্যা কম রাখো। প্রতিটি ঘরের নাম বাংলায় দাও এবং এক লাইনে বলো সেখানে কী লিখতে হবে।
সাধারণত এমন কয়েকটি ঘরই যথেষ্ট: পণ্যের নাম, একক (কেজি, প্যাকেট বা পিস), এখন কতটা আছে, কতটায় নেমে এলে অর্ডার দিতে হবে এবং শেষ কবে মিলিয়ে দেখা হয়েছে।
বাকির জন্য আলাদা একটি শিট রাখুন: তারিখ, ক্রেতার পরিচয়, কত বাকি নিলেন, কত শোধ দিলেন।
ধাপ ২: খাতার তথ্য শিটে তুলুন
এই কাজটি আপনাকেই করতে হবে, আর এটিই সবচেয়ে সময়ের কাজ। একদিনে সব তোলার দরকার নেই। প্রথমে যে বিশ-ত্রিশটি পণ্য সবচেয়ে বেশি বিক্রি হয়, সেগুলো দিয়ে শুরু করুন। বাকিগুলো ধীরে ধীরে যোগ করুন।
প্রতিটি পণ্যের পাশে "কতটায় নেমে এলে অর্ডার দেব" ঘরটি ভেবে পূরণ করুন। যে চাল সপ্তাহে দুই বস্তা বিক্রি হয়, সেটি এক বস্তায় নেমে এলে অর্ডার দেওয়া দরকার। এই হিসাব আপনার চেয়ে ভালো কেউ জানে না।
ধাপ ৩: ফর্মুলা AI-কে দিয়ে লেখান
শিটের আসল সুবিধা ফর্মুলায়। কিন্তু ফর্মুলা মনে রাখা কঠিন। AI-কে সহজ ভাষায় বলুন কী চান:
আমার শিটে C কলামে আছে এখন কতটা মাল আছে, আর D কলামে আছে কতটায় নেমে এলে অর্ডার দিতে হবে। আমি চাই E কলামে নিজে থেকে লেখা আসুক "অর্ডার দিন", যখন C-এর সংখ্যা D-এর সমান বা কম হবে। Google Sheets-এর জন্য ফর্মুলাটি লিখে দাও এবং কোথায় বসাতে হবে ধাপে ধাপে বলো।
বাকির শিটের জন্য:
আমার বাকির শিটে B কলামে ক্রেতার পরিচয়, C কলামে বাকির পরিমাণ এবং D কলামে শোধের পরিমাণ। প্রতিটি ক্রেতার কাছে মোট কত পাওনা তা আলাদা একটি তালিকায় দেখতে চাই। সবচেয়ে সহজ উপায়টি ধাপে ধাপে বলো।
ফর্মুলা বসানোর পর অবশ্যই পরীক্ষা করুন। দুই-তিনটি পণ্যের সংখ্যা ইচ্ছা করে কমিয়ে দেখুন "অর্ডার দিন" লেখা আসছে কি না। বাকির বেলায় একজন ক্রেতার হিসাব হাতে যোগ করে শিটের সাথে মিলিয়ে নিন। মিলে গেলে তবেই ভরসা করুন।
ধাপ ৪: সপ্তাহে একবার AI-কে দিয়ে তালিকা সাজান
শিট থেকে যেসব পণ্যের পাশে "অর্ডার দিন" লেখা, সেগুলো কপি করে AI-কে দিন:
নিচের তালিকার পণ্যগুলো অর্ডার দিতে হবে। এগুলোকে ধরন অনুযায়ী ভাগ করে সাজাও, যেমন চাল-ডাল, তেল-মসলা, বিস্কুট-নাশতা, সাবান-শ্যাম্পু। তারপর পাইকারকে পাঠানোর মতো একটি ছোট, ভদ্র মেসেজ লিখে দাও। পরিমাণ আমি নিজে বসাব, তাই পরিমাণের জায়গা ফাঁকা রাখো।
এতে অর্ডারের তালিকা লিখতে যে সময় যেত, তা বাঁচে। তালিকায় কিছু বাদ পড়ার সম্ভাবনাও কমে।
ধাপ ৫: বাকির তাগাদা লিখুন ভদ্রভাবে
বাকির টাকা চাওয়া অনেকের কাছে অস্বস্তির। সম্পর্ক নষ্ট না করে মনে করিয়ে দেওয়ার মতো একটি মেসেজ AI লিখে দিতে পারে:
একজন নিয়মিত ক্রেতাকে বাকির কথা মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য একটি ছোট মেসেজ লেখো। ভাষা হবে সম্মানজনক ও আন্তরিক, কোনো চাপ বা অভিযোগের সুর থাকবে না। ক্রেতার নাম ও টাকার পরিমাণের জায়গা ফাঁকা রাখো। তিন লাইনের বেশি নয়।
নাম আর পরিমাণ আপনি নিজে বসিয়ে পাঠাবেন।
ক্রেতার তথ্য নিয়ে সাবধানতা
বাকির খাতায় মানুষের নাম আর টাকার হিসাব থাকে। এগুলো ব্যক্তিগত তথ্য। তাই:
- ক্রেতার পুরো নাম, ফোন নম্বর বা ঠিকানা AI-তে পেস্ট করবেন না। ফর্মুলা বা মেসেজ লেখাতে এগুলো লাগে না।
- উদাহরণ দেখাতে হলে "ক্রেতা ক", "ক্রেতা খ" লিখুন।
- শিটটি ফোনে থাকলে ফোনে লক রাখুন, আর শিটের লিংক কাউকে পাঠানোর আগে ভাবুন।
AI যা করতে পারে না
AI আপনার দোকানে ঢুকে মাল গুনে দেবে না। শিটে যা লেখা, সে তা-ই ধরে নেয়। তাই শিটের সংখ্যা ভুল থাকলে সব হিসাবই ভুল হবে। সপ্তাহে একদিন, দোকান বন্ধ করার আগে, বেশি বিক্রি হওয়া পণ্যগুলো তাকের সাথে মিলিয়ে নিন। এই অভ্যাসটাই পুরো ব্যবস্থার ভিত্তি।
আরেকটি কথা। AI-এর দেওয়া ফর্মুলা সব সময় প্রথমবারেই কাজ করে না। কাজ না করলে যে ভুলের বার্তা আসছে, সেটি হুবহু কপি করে AI-কে দিন এবং বলুন, "এই ভুল দেখাচ্ছে, ঠিক করে দাও।" সাধারণত দ্বিতীয়বারে ঠিক হয়ে যায়।
আজই চেষ্টা করুন
- AI-কে দিয়ে নিজের দোকানের জন্য একটি স্টক শিটের কাঠামো বানিয়ে নিন।
- সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া দশটি পণ্য শিটে তুলুন।
- "অর্ডার দিন" ফর্মুলাটি বসিয়ে একটি পণ্যের সংখ্যা কমিয়ে পরীক্ষা করুন।
দশটি পণ্যে ব্যবস্থাটি কাজ করলে বাকিগুলো যোগ করা সহজ হয়ে যাবে। কয়েক সপ্তাহ পর দেখবেন, কোন মাল ফুরিয়ে আসছে তা আর মনে রাখতে হচ্ছে না, শিটই বলে দিচ্ছে।
