প্রায় প্রতিটি ব্যবসায় বিক্রির হিসাব কোথাও না কোথাও লেখা থাকে। খাতায়, শিটে, কিংবা পেজের অর্ডারের তালিকায়। কিন্তু সেই হিসাব বেশির ভাগ সময় শুধু মাস শেষে মোট যোগ করার কাজে লাগে। অথচ ওই সংখ্যাগুলোর ভেতরে অনেক প্রশ্নের উত্তর লুকিয়ে থাকে: কোন পণ্য আসলে লাভ দিচ্ছে, কোন দিনে বিক্রি বেশি, কোন পণ্য শুধু জায়গা দখল করে আছে।
"ডেটা অ্যানালাইসিস" শুনলে জটিল কিছু মনে হয়। আসলে এর মূল কথা সহজ: একটি প্রশ্ন করা এবং হিসাবের খাতা থেকে তার উত্তর বের করা। আগে এর জন্য ফর্মুলা আর চার্ট বানাতে জানতে হতো। এখন AI সেই কারিগরি অংশে সাহায্য করে। আপনার কাজ হলো ঠিক প্রশ্নটি করা এবং উত্তরটি যাচাই করা।
উদাহরণ: একটি স্টেশনারি দোকান
ধরুন, ময়মনসিংহে একটি স্কুলের পাশে "কলম কাগজ" নামে একটি কাল্পনিক স্টেশনারি দোকান আছে। মালিক গত তিন মাস ধরে প্রতিদিনের বিক্রি একটি শিটে তুলে রাখছেন। তাঁর মনে হচ্ছে দোকানে মাল অনেক, কিন্তু হাতে টাকা থাকছে না। কারণটা তিনি বুঝতে চান।
ধাপ ১: একটি প্রশ্ন দিয়ে শুরু করুন
সবচেয়ে সাধারণ ভুল হলো পুরো শিট AI-কে দিয়ে বলা, "এটা বিশ্লেষণ করো।" এতে AI অনেক সংখ্যা আর সাধারণ কথা বলে, যার কোনোটিই কাজে লাগে না।
বিশ্লেষণ শুরু হয় একটি নির্দিষ্ট প্রশ্ন দিয়ে, যার উত্তর জানলে আপনি একটি সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন। মালিকের বেলায় প্রশ্নটি হতে পারে:
- কোন পণ্যগুলো থেকে সবচেয়ে বেশি টাকা আসে?
- কোন পণ্যগুলো তিন মাসে প্রায় বিক্রিই হয়নি?
এই দুটি প্রশ্নের উত্তর পেলে তিনি ঠিক করতে পারবেন কোন মাল বেশি রাখবেন আর কোনটি আর কিনবেন না।
প্রশ্ন ঠিক করতে না পারলে AI-কে জিজ্ঞেস করুন:
আমি একটি স্টেশনারি দোকান চালাই। আমার কাছে তিন মাসের দৈনিক বিক্রির হিসাব আছে: তারিখ, পণ্যের নাম, পরিমাণ ও দাম। আমার সমস্যা হলো দোকানে মাল অনেক, কিন্তু হাতে নগদ কম। এই হিসাব থেকে কোন পাঁচটি প্রশ্নের উত্তর খুঁজলে সমস্যার কারণ বোঝা যেতে পারে?
ধাপ ২: শিট পরিষ্কার করুন
বিশ্লেষণের আগে শিট গুছিয়ে নিতে হয়। অগোছালো তথ্য থেকে ভুল উত্তর আসে, আর সেটি বোঝাও যায় না। কয়েকটি জিনিস দেখুন:
- প্রতিটি সারিতে একটি বিক্রি, প্রতিটি কলামে এক ধরনের তথ্য
- একই পণ্যের একই নাম। "খাতা ১০০ পাতা", "১০০ পাতার খাতা" আর "খাতা-১০০" লেখা থাকলে AI এগুলোকে তিনটি আলাদা পণ্য ধরবে।
- তারিখ এক ধরনে লেখা
- সংখ্যার ঘরে শুধু সংখ্যা, পাশে "টি" বা "পিস" লেখা নয়
- ফাঁকা ঘর আছে কি না
নাম এক করার কাজটি সবচেয়ে সময়ের, কিন্তু সবচেয়ে দরকারি। AI এখানে সাহায্য করতে পারে:
নিচে আমার শিটের পণ্যের নামের তালিকা দিলাম। এখানে একই পণ্য ভিন্ন বানানে লেখা থাকতে পারে। যেগুলো সম্ভবত একই পণ্য, সেগুলো পাশাপাশি দেখাও। নিজে থেকে এক করে দিয়ো না, আমি দেখে ঠিক করব।
শেষ লাইনটি দরকারি। AI দুটি আলাদা পণ্যকে এক ভেবে ফেলতে পারে। সিদ্ধান্ত আপনার।
ধাপ ৩: AI-কে শিটের গঠন ও প্রশ্ন দিন
এবার বিশ্লেষণ। অনেক AI টুলে শিটের ফাইল সরাসরি দেওয়া যায়, আবার শিটের ভেতরেও AI সহকারী থাকে। যে উপায়েই করুন, দুটি জিনিস পরিষ্কার বলুন: শিটে কী আছে এবং আপনি কী জানতে চান।
এই শিটে তিন মাসের বিক্রির হিসাব আছে। কলাম: তারিখ, পণ্যের নাম, পরিমাণ, একক দাম। আমার প্রশ্ন: কোন দশটি পণ্য থেকে মোট সবচেয়ে বেশি টাকা এসেছে, এবং মোট বিক্রির কত অংশ এই দশটি পণ্যের? উত্তর একটি তালিকায় দাও। কীভাবে হিসাব করেছ তা ধাপে ধাপে লেখো, যাতে আমি মিলিয়ে দেখতে পারি।
"কীভাবে হিসাব করেছ তা লেখো" অনুরোধটি বাদ দেবেন না। এটি ছাড়া আপনি শুধু একটি সংখ্যা পাবেন, যা ঠিক না ভুল বোঝার উপায় থাকবে না।
শিটে ক্রেতার নাম, ফোন নম্বর বা বাকির হিসাব থাকলে সেই কলামগুলো বাদ দিয়ে একটি কপি বানিয়ে সেটি দিন। বিক্রির বিশ্লেষণে এসব তথ্য লাগে না।
ধাপ ৪: উত্তর যাচাই করুন
AI হিসাবে ভুল করে। কখনো কিছু সারি বাদ দেয়, কখনো ভুল কলাম যোগ করে, কখনো আত্মবিশ্বাসের সাথে একটি ভুল মোট বলে দেয়। তাই উত্তর পেয়েই বিশ্বাস করবেন না।
তিনটি সহজ পরীক্ষা:
- মোট মেলান। শিটে নিজে একটি যোগের ফর্মুলা দিয়ে তিন মাসের মোট বিক্রি বের করুন। AI-এর বলা মোটের সাথে মেলে তো?
- একটি পণ্য হাতে মেলান। তালিকার যেকোনো একটি পণ্য বেছে শিটে ছেঁকে নিজে যোগ করুন।
- সাধারণ বুদ্ধি খাটান। তালিকা দেখে কি মনে হচ্ছে ঠিক? যে পণ্য আপনি জানেন প্রতিদিন বিক্রি হয়, সেটি তালিকায় না থাকলে কোথাও গোলমাল আছে।
না মিললে AI-কে নির্দিষ্ট করে জানান: "আমার হিসাবে মোট এত, তোমার হিসাবে এত। পার্থক্য কোথা থেকে আসছে খুঁজে দেখো।"
ধাপ ৫: সংখ্যা থেকে অর্থ বের করুন
সংখ্যা ঠিক হলে এবার আসল কাজ: এগুলো কী বলছে?
স্টেশনারি দোকানের বেলায় হয়তো দেখা গেল, অল্প কয়েকটি পণ্য থেকেই বিক্রির বড় অংশ আসছে: খাতা, কলম, পেনসিল। আর অনেক পণ্য, যেমন দামি জ্যামিতি বক্স বা রঙের সেট, তিন মাসে হাতে গোনা কয়েকটি বিক্রি হয়েছে, অথচ তাকে অনেকগুলো পড়ে আছে।
AI-কে ব্যাখ্যায় সাহায্য করতে বলতে পারেন:
এই ফলাফল থেকে কী কী পর্যবেক্ষণ করা যায়? তিনটি লেখো। প্রতিটির জন্য আলাদা করে বলো কোনটি তথ্য থেকে সরাসরি দেখা যাচ্ছে আর কোনটি তোমার অনুমান।
এই পার্থক্যটি গুরুত্বপূর্ণ। "জ্যামিতি বক্স তিন মাসে চারটি বিক্রি হয়েছে" একটি তথ্য। "জ্যামিতি বক্সের চাহিদা নেই" একটি অনুমান। হয়তো চাহিদা আছে, কিন্তু শিক্ষাবর্ষের শুরুতে, যা এই তিন মাসের মধ্যে পড়েনি।
যে ভুলগুলো এড়াবেন
বিশ্লেষণে কিছু ফাঁদ আছে, যেগুলোতে AI নিজেও পড়ে:
- অল্প তথ্য থেকে বড় সিদ্ধান্ত: তিন মাসের হিসাব পুরো বছরের ছবি দেয় না। স্কুলের ছুটি, পরীক্ষা, ভর্তির মৌসুম সব কিছুর প্রভাব থাকে।
- একসাথে ঘটা মানেই কারণ নয়: যে সপ্তাহে নতুন সাইনবোর্ড লাগালেন, সে সপ্তাহে বিক্রি বাড়ল। কারণ সাইনবোর্ড হতে পারে, আবার স্কুল খোলাও হতে পারে।
- বিক্রি আর লাভ এক নয়: যে পণ্য বেশি বিক্রি হয়, তাতে লাভ কমও থাকতে পারে। কেনা দামের হিসাব থাকলে সেটিও যোগ করুন।
সিদ্ধান্ত আপনার
বিশ্লেষণ একটি ছবি দেখায়। সিদ্ধান্ত নেন আপনি, কারণ দোকানের অনেক কিছু শিটে লেখা নেই। কোন পণ্য না থাকলে নিয়মিত ক্রেতা অন্য দোকানে চলে যাবেন, কোন পণ্য সামনের মৌসুমে লাগবে, তা আপনি জানেন, AI জানে না।
মালিক হয়তো ঠিক করবেন: কম বিক্রি হওয়া পণ্যগুলো নতুন করে কিনবেন না, যা আছে তা বিক্রি করবেন। আর বেশি বিক্রি হওয়া পণ্যগুলো যাতে কখনো শেষ না হয়, সেদিকে নজর দেবেন। ছোট একটি সিদ্ধান্ত, কিন্তু এটি এসেছে অনুমান থেকে নয়, নিজের হিসাব থেকে।
আজই চেষ্টা করুন
- নিজের বিক্রির হিসাব নিয়ে একটি প্রশ্ন লিখুন, যার উত্তর জানলে একটি সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন।
- শিটে পণ্যের নাম এক করুন এবং ব্যক্তিগত তথ্যের কলাম বাদ দিয়ে একটি কপি বানান।
- AI-কে প্রশ্নটি করুন, হিসাবের ধাপ চান এবং মোট সংখ্যাটি নিজে মিলিয়ে দেখুন।
প্রথম বিশ্লেষণে হয়তো বড় কোনো আবিষ্কার হবে না। কিন্তু হিসাবের খাতাকে প্রশ্ন করার অভ্যাসটি শুরু হবে, আর সেটিই আসল লাভ।