Excel-এর কঠিন ফর্মুলা AI-কে দিয়ে লেখান, কিন্তু যাচাই করুন নিজে

Excel বা Google Sheets-এ যাঁরা কাজ করেন, তাঁদের অনেকেই দু-তিনটি ফর্মুলা জানেন: যোগ, গড়, হয়তো আরও একটি। এর বাইরে কিছু দরকার হলে হয় সহকর্মীকে জিজ্ঞেস করেন, নয়তো কাজটি হাতে করেন। একশ সারির হিসাব হাতে মেলাতে গিয়ে ঘণ্টা চলে যায়, ভুলও হয়।

এখন ফর্মুলা মুখস্থ রাখার দরকার অনেক কমে গেছে। আপনি সহজ বাংলায় বলবেন কী চান, AI ফর্মুলা লিখে দেবে। কিন্তু এখানে একটি শর্ত আছে। AI-এর ফর্মুলা অনেক সময় প্রায় ঠিক হয়, পুরো ঠিক নয়। আর হিসাবের কাজে "প্রায় ঠিক" মানে ভুল। তাই ফর্মুলা নেওয়ার পাশাপাশি যাচাই করাও শিখতে হবে।

উদাহরণ: একটি অফিসের খরচের শিট

ধরুন, শারমিন নামে একজন কাল্পনিক অফিস সহকারী একটি ছোট প্রতিষ্ঠানের মাসিক খরচের হিসাব রাখেন। তাঁর শিটে চারটি কলাম: A-তে তারিখ, B-তে খরচের ধরন (যেমন যাতায়াত, স্টেশনারি, আপ্যায়ন), C-তে বিবরণ, D-তে টাকার পরিমাণ। মাস শেষে তাঁকে জানাতে হয় কোন ধরনে মোট কত খরচ হয়েছে।

এতদিন তিনি ক্যালকুলেটরে যোগ করতেন। এবার AI-এর সাহায্য নেবেন।

ধাপ ১: AI-কে শিটের গঠন বুঝিয়ে বলুন

AI আপনার শিট দেখতে পায় না। তাই ভালো ফর্মুলা পেতে হলে চারটি জিনিস বলতে হবে:

1. কোন অ্যাপ ব্যবহার করছেন (Excel নাকি Google Sheets)
2. কোন কলামে কী আছে
3. ডেটা কোন সারি থেকে কোন সারি পর্যন্ত
4. ফলাফল কোথায় এবং কী আকারে চান

আমি Excel ব্যবহার করি। আমার শিটে A কলামে তারিখ, B কলামে খরচের ধরন, C কলামে বিবরণ, D কলামে টাকার পরিমাণ। প্রথম সারিতে শিরোনাম, ডেটা দ্বিতীয় সারি থেকে একশ একতম সারি পর্যন্ত। আমি জানতে চাই "যাতায়াত" ধরনে মোট কত খরচ হয়েছে। ফর্মুলাটি লিখে দাও এবং এক-দুই লাইনে বুঝিয়ে বলো ফর্মুলার কোন অংশ কী করছে।

শেষ অনুরোধটি বাদ দেবেন না। ব্যাখ্যা পড়লে আপনি বুঝবেন ফর্মুলা কী করছে, আর পরেরবার নিজেই একটু বদলে নিতে পারবেন।

AI সম্ভবত এমন একটি ফর্মুলা দেবে: =SUMIF(B2:B101,"যাতায়াত",D2:D101)। এর অর্থ: B কলামে যেখানে "যাতায়াত" লেখা, সেই সারিগুলোর D কলামের সংখ্যা যোগ করো।

ধাপ ২: ছোট উদাহরণ দিয়ে দেখান

সমস্যা একটু জটিল হলে শুধু বর্ণনায় কাজ হয় না। তখন শিট থেকে চার-পাঁচটি সারি কপি করে দেখান এবং বলুন কী ফল চান।

নিচে আমার শিটের পাঁচটি সারি দিলাম। আমি চাই প্রতিটি ধরনের পাশে সেই ধরনের মোট খরচ দেখাক, একটি আলাদা তালিকায়। ধাপে ধাপে বলো কী করতে হবে।

নমুনা সারি দেওয়ার সময় সাবধান থাকুন। আসল শিটে কারও নাম, বেতন, ফোন নম্বর বা প্রতিষ্ঠানের গোপন তথ্য থাকলে তা দেবেন না। নাম বদলে "ব্যক্তি ক" লিখুন, সংখ্যা বদলে দিন। ফর্মুলা লেখার জন্য আসল তথ্যের দরকার নেই, গঠনটাই যথেষ্ট।

ধাপ ৩: ফর্মুলা পরীক্ষা করুন

এটিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। ফর্মুলা বসিয়ে একটি সংখ্যা এলেই সেটি ঠিক, এমন ধরে নেবেন না। তিনভাবে পরীক্ষা করুন।

এক, হাতে মিলিয়ে দেখুন। পুরো শিট নয়, একটি ছোট অংশ। যেমন প্রথম দশ সারিতে "যাতায়াত" কয়বার আছে এবং যোগফল কত, তা হাতে হিসাব করুন। তারপর ফর্মুলাটি শুধু ওই দশ সারির জন্য চালিয়ে মিলিয়ে নিন।

দুই, জানা উত্তর দিয়ে পরীক্ষা করুন। শিটের শেষে একটি নতুন সারি যোগ করুন: ধরন "যাতায়াত", পরিমাণ একশ। মোট কি ঠিক একশ বাড়ল? না বাড়লে ফর্মুলার সীমায় সমস্যা আছে।

তিন, কিনারার অবস্থা দেখুন। কোনো ঘর ফাঁকা থাকলে কী হয়? ধরনের বানানে সামান্য পার্থক্য থাকলে? যেমন এক জায়গায় "যাতায়াত", আরেক জায়গায় শেষে একটি বাড়তি ফাঁকা জায়গা। এমন হলে ফর্মুলা সেই সারি গুনবে না, আর মোট কম দেখাবে।

শেষ সমস্যাটি খুব সাধারণ। এর সমাধান ফর্মুলায় নয়, ডেটা পরিষ্কার রাখায়। ধরনের ঘরে হাতে টাইপ না করে একটি তালিকা থেকে বেছে নেওয়ার ব্যবস্থা করলে বানানের ভুল আর হয় না। কীভাবে করবেন, তা AI-কে জিজ্ঞেস করুন: "B কলামে একটি বাছাইয়ের তালিকা বসাতে চাই, ধাপে ধাপে বলো।"

ধাপ ৪: ভুল এলে হুবহু জানান

ফর্মুলা বসানোর পর অনেক সময় সংখ্যার জায়গায় একটি ভুলের বার্তা আসে। ঘাবড়াবেন না। বার্তাটি হুবহু কপি করে AI-কে দিন:

তোমার দেওয়া ফর্মুলা বসানোর পর ঘরে এই লেখাটি দেখাচ্ছে: [ভুলের বার্তা]। আমি ফর্মুলাটি বসিয়েছি F2 ঘরে। কী কারণে এমন হতে পারে এবং কীভাবে ঠিক করব?

"কাজ করছে না" বললে AI অনুমান করে। হুবহু বার্তা আর কোন ঘরে বসিয়েছেন তা জানালে সে সঠিক কারণ ধরতে পারে।

একটি সাধারণ কারণ হলো ভাষা ও অঞ্চলের সেটিং। কিছু কম্পিউটারে ফর্মুলার ভেতরে কমার বদলে সেমিকোলন লাগে। ফর্মুলা হুবহু বসানোর পরও ভুল এলে এটি AI-কে জানান।

ধাপ ৫: যা বোঝেন না, তা ব্যবহার করবেন না

AI কখনো কখনো খুব লম্বা, জটিল একটি ফর্মুলা দেয়, যা কাজ করে কিন্তু আপনি বোঝেন না। এমন ফর্মুলা ঝুঁকির। ছয় মাস পর শিটে একটি কলাম যোগ হলে ফর্মুলা ভেঙে যাবে, আর আপনি ধরতেও পারবেন না কোথায় সমস্যা।

তখন বলুন:

এই ফর্মুলাটি আমার কাছে জটিল লাগছে। একই কাজ কি আরও সহজভাবে করা যায়? দরকার হলে দুই-তিনটি ধাপে বা একটি বাড়তি কলাম ব্যবহার করে করো।

বাড়তি একটি কলাম রেখে ধাপে ধাপে হিসাব করা প্রায়ই ভালো। শিট দেখতে একটু বড় হয়, কিন্তু প্রতিটি ধাপ চোখে দেখা যায় এবং ভুল ধরা সহজ হয়।

AI আর কী কী কাজে লাগে

ফর্মুলা ছাড়াও শিটের কাজে AI-কে জিজ্ঞেস করতে পারেন:

• অন্যের বানানো একটি ফর্মুলা কী করছে, তা বুঝিয়ে দিতে
• এলোমেলো ডেটা সাজানোর উপায়, যেমন নাম ও পদবি আলাদা করা
• একই তথ্য দুবার আছে কি না খুঁজে বের করার পদ্ধতি
• খরচের সারাংশ দেখানোর জন্য কোন ধরনের চার্ট মানানসই

প্রতিটি ক্ষেত্রে একই নিয়ম: শিটের গঠন বলুন, কী চান বলুন, আর ফল যাচাই করুন।

যা মনে রাখবেন

• গুরুত্বপূর্ণ শিটে কাজ করার আগে একটি কপি রাখুন। নতুন ফর্মুলা আগে কপিতে পরীক্ষা করুন।
• গোপন তথ্য AI-তে দেবেন না। বেতন, গ্রাহকের তথ্য বা প্রতিষ্ঠানের হিসাব দেওয়ার আগে অফিসের নিয়ম জেনে নিন।
• টাকার হিসাবে চূড়ান্ত দায়িত্ব আপনার। প্রতিবেদন জমা দেওয়ার আগে মোট সংখ্যাগুলো অন্য একটি উপায়ে একবার মিলিয়ে নিন।

আজই চেষ্টা করুন

1. নিজের একটি শিট বেছে নিন, যেখানে কোনো হিসাব এখন হাতে করেন।
2. শিটের গঠন বুঝিয়ে AI-এর কাছ থেকে ফর্মুলা ও তার ব্যাখ্যা নিন।
3. তিনটি পরীক্ষা করুন: হাতে মেলানো, জানা উত্তর আর ফাঁকা ঘর।

পরীক্ষায় পাস করলে তবেই ফর্মুলাটি আসল কাজে লাগান। এই অভ্যাসটি তৈরি হলে আপনি দ্রুত কাজ করবেন, আর নিজের হিসাবের ওপর ভরসাও রাখতে পারবেন।