মূল ধারণা
AI chat assistant আপনার শিট দেখতে পায় না। তাই “একটা ফর্মুলা দাও” বললে সে অনুমান করে উত্তর দেয়, আর সেই অনুমান প্রায়ই ভুল কলামে গিয়ে পড়ে। ভালো উত্তর পেতে চারটি জিনিস বলে দিন: কোন কলামে কী আছে (কলামের অক্ষর ও হেডার), ডেটা কোন সারি থেকে শুরু, আপনি কী ফলাফল চান, আর Excel না Google Sheets ব্যবহার করছেন। আসল নাম বা বেতনের বদলে ৩–৫ সারির বানানো নমুনা দিন—এতে গোপনীয়তাও থাকে, উত্তরও স্পষ্ট হয়।
ধাপে ধাপে উদাহরণ
“সবুজ পথ ফাউন্ডেশন” নামের একটি কাল্পনিক NGO-র মিরপুর অফিসে অ্যাডমিন অফিসার তানিয়া প্রতি মাসে হাজিরার শিট সামলান। ১. তিনি শিটের কাঠামো লিখলেন: A কলামে কর্মী আইডি, B-তে বিভাগ, C-তে তারিখ, D-তে অবস্থা (উপস্থিত/অনুপস্থিত/ছুটি)। ডেটা ২ নম্বর সারি থেকে। ২. আসল নামের বদলে E-001, E-002 এমন বানানো আইডি দিয়ে ৫ সারির নমুনা বানালেন। ৩. AI-কে জানতে চাইলেন: প্রতিটি কর্মী মাসে কত দিন অনুপস্থিত ছিলেন, তা আলাদা শিটে দেখাতে কোন ফর্মুলা লাগবে। ৪. AI COUNTIFS দিল; তানিয়া নমুনায় হাতে গুনে দেখলেন E-002-এর অনুপস্থিতি ২ দিন—ফর্মুলাও ২ দেখাচ্ছে। তারপরই আসল শিটে বসালেন।
কপি করে ব্যবহার করুন (Prompt)
আমি [Excel/Google Sheets] ব্যবহার করি। আমার শিটের কাঠামো: [কলাম অক্ষর ও হেডার, যেমন A=কর্মী আইডি, B=বিভাগ]। ডেটা [সারি নম্বর] থেকে শুরু। আমি চাই: [ফলাফল সহজ ভাষায়]। নিচে বানানো নমুনা ডেটা দিলাম: [৩–৫ সারি]। একটি ফর্মুলা দাও, প্রতিটি অংশ কী করছে বাংলায় ব্যাখ্যা করো, এবং নমুনা ডেটায় প্রত্যাশিত ফলাফল কত হবে তা লেখো। কোনো কলাম বা তথ্য অনুমান করবে না; অস্পষ্ট হলে আমাকে প্রশ্ন করো।
অনুশীলন
নিজের অফিসের (বা কাল্পনিক) একটি শিটের কাঠামো লিখে ৫ সারির বানানো নমুনা তৈরি করুন। prompt চালিয়ে ফর্মুলা নিন, তারপর হাতে গুনে মিলিয়ে দেখুন। মিলে গেলে ✓, না মিললে AI-কে নমুনাসহ ভুলটা দেখিয়ে আবার জিজ্ঞেস করুন।